OBJETIVIDADE

Essa é uma situação que acontece frequentemente em muitas empresas por falta de objetividade no e-mail profissional. Existe uma tendência de, quando se está escrevendo para o chefe, tentar lapidar as palavras e a primeira consequência é que a pessoa se torna prolixa. Na tentativa de impressionar o seu superior, o subordinado tenta enfeitar o texto com palavras e ideias que não são usadas no dia a dia e, como resultado, acontece exatamente o que descrevemos acima: o chefe chama o subordinado para dizer pessoalmente, de forma objetiva, o que ele precisa para resolver o problema. Até aí, passaram três horas. Do momento em que o chefe fez a solicitação até ter que chamar o funcionário, passaram três horas IM-PRO-DU-TI-VAS.

AGILIDADE

O e-mail profissional tem que ser conciso e deve caber na tela do computador sem que o destinatário tenha que usar a barra de rolagem. Não há mais tempo a ser desperdiçado dentro das organizações e chefe nenhum tem paciência com pouca objetividade. No entanto, não é culpa sua. Ninguém o ensinou a produzir um e-mail moderno e - puxe pela memória - quando você teve que escrever o seu primeiro e-mail profissional, muito provavelmente, deve ter copiado o do seu colega de trabalho. É assim que os erros vão se perpetuando e terminam por incorporar um jeito desatualizado à comunicação empresarial.

FAÇA BONITO

Portanto, para o seu próximo e-mail profissional, aqui vão alguns passos. Seja objetivo: não coloque palavras que não precisam estar no texto. Se não fizer falta, não deverá ser escrito. Em vez de dizer “Gostaria de informar”, coloque simplesmente “Informo”; ou - ainda melhor -"Informamos”, já que, por trás de qualquer atividade profissional, existe uma equipe. Em hipótese alguma, faça uso de emoticons; se tiver dúvida sobre a grafia de alguma palavra, use um dicionário impresso ou eletrônico ou substitua por um sinônimo. Um e-mail com erro gráfico acaba com a sua credibilidade. Na despedida, use o adequado “Atenciosamente”. Pronto, assim você vai fazer bonito.